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私文書の認証

1 公証人による私文書の認証とは?その必要性は?

 公証人による私文書の認証とは、その文書が真にその名義人によって作成されたこと(作成名義の真正)を公証人が証明することです。
 
 日本国内では、文書の名義人が文書に市区町村に登録した実印を押し、その実印に関する印鑑証明書を当該文書に添付することによって、文書の作成名義の真正を証明するという方法が広く用いられており、これが、役所など公的な機関でも通用していることは皆さんご存知のとおりです。
 
 しかし、実印と印鑑証明書による証明は、あくまで形式的な書面上のものであり、第三者による文書の名義人に対する意思確認という行為を伴っておりませんので、その証明力には限界があります。
 
 さらに、印鑑証明書による証明は、外国向けの文書では、ほとんど通用しません。
 
 また、国内で使用する文書を日本人が作成する場合でも、その方が国内に居住していない場合には、印鑑登録をすることができませんので、やはり印鑑証明書による証明を活用することはてきません。
 
 公証人による認証は、公的な立場にある公証人という第三者の証明機関による面前確認という行為を伴っておりますので、本来的に高い信用性があり、国内でも文書の作成名義の真正を証明する手段として、いろいろな局面で用いられています。
 
 また、印鑑証明書と異なり、諸外国でも共通して用いられているものですので、特に外国向けの文書では、公証人による認証が用いられることが多いのです。

2 公証役場での認証の手順は?

 文書の作成者が写真付きの公的身分証明書などで身分証明をした上、
(1) 公証人の面前で、文書に署名・押印したとき
(2) 文書の作成者が公証人の面前で、文書の署名・押印が自分のものであることを認めた(自認)とき
には、公証人がその文書の認証を行うことができます。
 
 また、代理認証(自認)も認められているので、文書の作成者が代理人によって、上記(2)の自認を行った場合でも、認証を行うことができます。委任状の様式は、下記ボタンを押してダウンロードしてください。

委任状

(100KB)

3 どんな文書を認証できるのか?パスポートは?戸籍は?

 認証の対象は、私文書に限られます。公的機関によって作成された公文書は、作成した公的機関自身による証明によるのが本来であり、公証人は、これに関与できないというのが本来の筋です。
 
 したがって、パスポートや登記事項証明書、戸籍事項証明書などを公証役場にご持参いただいても、これらを直接公証人が認証することはできません。
 
 しかし、ご持参いただいたパスポート、登記事項証明書等について、提出先国で通用する外国語による翻訳文などを提示して、その翻訳が適切なものであることを宣言する文書(Delaration、必要に応じ提出先国で通用する外国語により記載)に公証人の面前で署名していただくなどして、この文書を公証人が認証することはできます。
 
 このような認証が提出先国で通用するかどうかは事前に確認していただく必要がありますが、パスポート、登記事項証明書等の原本、提出先国で通用する外国語による翻訳文およびご自身の顔写真付きの公的身分証明書(パスポート、運転免許証等)等身分証明をご準備の上、お問い合わせください。

4 アポスティーユって必要?

 公証人の認証を受ける文書を外国に提出する場合、日本の公証人の認証がそのまま外国でも通用するとは限りません。
 
 そこで、(1)公証人が所属する法務局の局長から、文書に付された公証人の認証が真正なものであるとの証明を受け、さらに(2)外務省から、真正なものであることの証明(アポスティーユ)を受けることが必要となる場合があります。国によっては、さらに文書提出先国の大使館、領事館に出向き、領事認証を受けることが求められることもあります。
 
 この証明を受けるため、本来は、法務局や外務省に出向く必要がありますが、当センターでは、公証人の認証と同時にワンストップでアポスティーユも入手することができます(提出先国が別途領事認証が必要な国の場合は、大使館等に出向き領事認証を受けることが必要です)。

5 認証の手数料

 基本的な手数料額は1万1000円です。宣誓認証の場合は、この基本的な手数料額が適用されます。
 
 通常の私文書認証の場合、認証対象の私文書を公正証書として作成したと仮定して算出した手数料額の50%が1万1000円を下回る場合には、その50%の手数料額によるという軽減措置が講じられており、その結果、①委任状(公正証書として作成した場合7000円)の認証手数料は、3500円②契約金額の記載のない書面(同上1万1000円)の認証手数料は、5500円となります。
 
 認証対象の私文書が外国文の場合、外国文加算として6000円が加算されますので、①外国文委任状の場合、3500円+6000円=9500円
②外国文による契約金額の記載のない書面の場合、5500円+6000円=1万1500円となります。
 
 契約書等の私署証書の謄本認証の手数料は5000円です。
 
 定款認証の手数料は、電子定款も含め5万円です。定款には、4万円の収入印紙の貼付が必要ですが、電子定款の場合、印紙は不要です。
 当公証センターでは、来訪されるすべてのお客様に懇切で丁寧な対応ができるよう誠心誠意つとめております。
  ですが、スタッフの人数にも限りがあるため、お客様の集中等により、来訪されるすべてのお客様に十分な対応ができなくなってしまう心配が常にあります。
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